7 βέλτιστες πρακτικές για απομακρυσμένες ευέλικτες ομάδες

Οι ευέλικτες μεθοδολογίες λειτουργούν καλύτερα όταν όλοι στην ομάδα είναι μαζί σε μια τοποθεσία. Όταν οι ομάδες μοιράζονται ένα χώρο εργασίας, είναι εύκολο για τους συμπαίκτες να κάνουν ερωτήσεις, να συνδυάζουν εργασίες προγραμματισμού και να επιλύουν προβλήματα χωρίς να προγραμματίζουν συναντήσεις. Η χρήση τεχνολογιών όπως διασκέψεις ιστού, ομαδικές συνομιλίες και email δεν είναι τόσο αποτελεσματική όσο οι άμεσες, προσωπικές αλληλεπιδράσεις.

Τεχνολογικό επίκεντρο:
Η συνεργασία απαντά στην κλήση

Απομακρυσμένη εργασία, τώρα και για πάντα; (Computerworld)
Οι γρήγορες διορθώσεις μέσω τηλεδιάσκεψης χρειάζονται επανεξέταση όταν τελειώσει η πανδημία (Network World)
8 βασικά ζητήματα ασφάλειας για την προστασία απομακρυσμένων εργαζομένων (CSO)
7 μυστικά επιτυχημένων απομακρυσμένων ομάδων πληροφορικής (CIO)

Τούτου λεχθέντος, οι οργανισμοί μπορούν να κάνουν ευέλικτες μεθοδολογίες να υπερέχουν με απομακρυσμένες και κατανεμημένες ομάδες, αλλά χρειάζεται κάποια δουλειά και πειραματισμός. Τα μέλη της ομάδας πρέπει να βρουν τη βέλτιστη χρήση των τεχνολογιών και να προσαρμοστούν στα στυλ επικοινωνίας για να διασφαλίσουν την παραγωγικότητα, τη συνεργασία και την ποιότητα της ομάδας.

Με το ξέσπασμα του COVID-19, πολλές ευέλικτες ομάδες πρέπει να στραφούν από την εργασία στα γραφεία στην απομακρυσμένη εργασία. Αυτή θα είναι μια νέα εμπειρία για πολλούς ανθρώπους που δεν έχουν εργαστεί στο σπίτι για ένα σημαντικό μέρος της σταδιοδρομίας τους, και για ομάδες συνηθισμένες σε προσωπικές αλληλεπιδράσεις. Επιπλέον, ορισμένα μέλη της ομάδας μπορεί να αρρωστήσουν ή να αντιμετωπίσουν άλλες δυσκολίες λόγω της αυξανόμενης πανδημίας, οπότε οι ευέλικτες ομάδες πρέπει να προσαρμοστούν σε έναν νέο τρόπο εργασίας.

Αυτό το άρθρο είναι ένας απλός οδηγός που στοχεύει στο να βοηθήσει τα μέλη της ομάδας, τις ομάδες και τους οργανισμούς να μεταβούν από πρωτότυπες ευέλικτες ομάδες σε ομάδες με υψηλή κατανομή.

Επιλέξτε τον κατάλληλο εξοπλισμό, εργαλεία και χώρο εργασίας

Εάν πρόκειται να εργαστείτε εξ αποστάσεως, βεβαιωθείτε ότι έχετε μια ρύθμιση που να λειτουργεί για εσάς, την εταιρεία σας και την ομάδα σας. Σκεφτείτε το σαν μια κίνηση γραφείου και επενδύστε το χρόνο εκ των προτέρων για να αξιολογήσετε τις επιλογές και να βεβαιωθείτε ότι έχετε όλα όσα χρειάζεστε για να είστε παραγωγικοί, άνετοι και σε έναν χώρο όπου είναι λιγότερο πιθανό να αποσπάσετε την προσοχή σας.

Εξετάστε αυτές τις 12 εκτιμήσεις όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως για εκτεταμένες περιόδους που περιλαμβάνουν συστάσεις για εργασιακούς κλάδους, χώρο εργασίας, εξοπλισμό, δίκτυο και εργαλεία.

Ορισμένες αλλαγές που θα πρέπει να κάνετε δεν θα γίνουν σαφείς έως ότου ξεκινήσετε. Εάν έχετε χαμηλή συνδεσιμότητα, ίσως χρειαστεί να μετεγκαταστήσετε τον ασύρματο δρομολογητή ή να μεταβείτε σε ενσύρματη σύνδεση. Η τοποθεσία του γραφείου σας μπορεί να χρειαστεί προσαρμογή εάν κάνετε πολλές τηλεδιάσκεψη. Πιθανότατα θα πρέπει να πείτε στα μέλη της οικογένειας να κρατήσουν απόσταση όταν εργάζεστε.

Να είστε παρόντες και να συνομιλείτε με συμπαίκτες

Οι ευέλικτες ομάδες επιτυγχάνουν εξισορροπώντας τον χρόνο που αφιερώνεται στη συνεργασία με τον χρόνο που αφιερώνεται στις συγκεντρωμένες προσπάθειες που απαιτούνται για την κωδικοποίηση και άλλες αναπτυξιακές δραστηριότητες. Στο γραφείο, είναι λίγο πιο εύκολο να δείτε την εστίαση ενός συμπαίκτη σας και οι πειθαρχημένες ευέλικτες ομάδες να βρουν τρόπους για να αποφύγουν την απόσπαση της προσοχής και την αλλαγή περιβάλλοντος.

Όταν εργάζονται εξ αποστάσεως, οι ομάδες πρέπει να είναι συνδεδεμένες αλλά και να μοιράζονται τη διαθεσιμότητά τους. Εργαλεία όπως το Slack και το Microsoft Teams σάς επιτρέπουν να ορίσετε την κατάσταση διαθεσιμότητας, ενώ άλλα εργαλεία συνεργασίας σάς επιτρέπουν να κάνετε σίγαση των ειδοποιήσεων. Η χρήση των ρυθμίσεων κατάστασης είναι εξαιρετικά σημαντική όταν οι ομάδες είναι ανοιχτές σε ευέλικτες ώρες εργασίας.

Οι ευέλικτες ομάδες πρέπει να προγραμματίσουν χρόνο για επίσημες συνεδρίες συνεργασίας και να κάνουν τη δουλειά για να ολοκληρώσουν τις ιστορίες των χρηστών, αλλά τα μέλη της ομάδας θα πρέπει επίσης να συμμετέχουν σε μικρές συζητήσεις. Οι άνθρωποι αποκρίνονται διαφορετικά σε περιόδους άγχους και στην απομακρυσμένη εργασία, οπότε είναι σημαντικό να κάνετε check in μεταξύ τους. Επίσης, τα άτομα έχουν διαφορετικά στυλ επικοινωνίας στο διαδίκτυο σε σχέση με το άτομο, και υπάρχει μια νέα ευκαιρία να εμπλακούν περισσότερα άτομα σε διαδικτυακές συνομιλίες.

Οι κύριοι του Scrum, οι τεχνικοί οδηγοί και οι ιδιοκτήτες προϊόντων θα πρέπει να υποβάλλουν τακτικά ερωτήσεις στην ομάδα σχετικά με το επίπεδο κατανόησής τους σχετικά με τις απαιτήσεις, τους αποκλειστές στην πρόοδό τους και εάν υπάρχει κάτι που χρειάζονται για να βελτιώσουν την παραγωγικότητα και την ευτυχία τους.

Τέλος, οι μάστερ και οι τεχνικοί προπονητές από πολλές ομάδες πρέπει να βρίσκονται σε τακτική επαφή μεταξύ τους. Οι εμπειρίες και τα ζητήματά τους στη διαχείριση των απομακρυσμένων ομάδων τους πιθανώς δεν είναι μοναδικά. Η ανταλλαγή οποιωνδήποτε μαθημάτων σχετικά με το πώς κάνουν τις ευέλικτες ομάδες τους να συνεργάζονται εξ αποστάσεως θα ωφελήσει αναμφίβολα ολόκληρη την ομάδα.

Ανασκόπηση προσεγγίσεων σε ευέλικτες τελετές

Οι ευέλικτες ομάδες που μετακινούνται σε απομακρυσμένη συνεργασία δεν θα πρέπει να επανασχεδιάσουν τη διαδικασία τους ή να καταργήσουν τις ευέλικτες τελετές. Ωστόσο, για να απομακρυνθείτε μπορεί να απαιτήσετε από τους scrum master να ξανασκεφτούν τον τρόπο διεξαγωγής της συνάντησης, ανάλογα με το μέγεθος της ομάδας και τα διαθέσιμα εργαλεία συνεργασίας.

Για παράδειγμα, οι προσωπικές ομάδες που κοιτάζουν πάνω από το scrum board κατά τη διάρκεια της καθημερινής αναμονής θα πρέπει να επινοήσουν μια ψηφιακή έκδοση αυτής της τελετής. Εάν η ομάδα είναι μικρή και ιστορικά έχει βιώσει σχετικά λίγα μπλοκ που εμποδίζουν το έργο στις ιστορίες των χρηστών, τότε μπορεί να είναι σε θέση να καταργήσουν μια συνάντηση και να την αντικαταστήσουν με μια προγραμματισμένη συγκέντρωση συνομιλιών.

Άλλες προτάσεις για απομακρυσμένες ευέλικτες ομάδες:

Χρησιμοποιήστε εργαλεία ψηφιακού πίνακα για συνεδρίες σχεδιασμού και σχεδιασμού σπριντ
Ρύθμιση τηλεδιάσκεψης βίντεο για συναντήσεις δέσμευσης
Επιλέξτε ένα άτομο για κοινή χρήση οθόνης κατά τις κριτικές σπριντ
Χρησιμοποιήστε έρευνες ή εφαρμογές χαμηλού κώδικα για να συλλέξετε σχόλια σε αναδρομικές προοπτικές

Δέσμευση σε ρεαλιστικές ομάδες και μεμονωμένες εργασίες

Οι ευέλικτες ομάδες που μετατοπίζονται από προσωπική σε απομακρυσμένη συνεργασία πρέπει να επαναφέρουν τις ταχύτητες των σπριντ τους και να επανεξετάσουν το επίπεδο και την πολυπλοκότητα της εργασίας στην οποία μπορούν να δεσμευτούν και να ολοκληρώσουν ρεαλιστικά. Οι πλοίαρχοι του Scrum και οι ευέλικτοι ηγέτες πρέπει να εφαρμόζουν πρακτικές παρόμοιες με τις νεοσύστατες ευέλικτες ομάδες και να επιτρέπουν στις ομάδες να προσαρμοστούν σε νέους τρόπους εργασίας.

Για παράδειγμα, η δέσμευση σε σύνθετες ιστορίες χρηστών που απαιτούν συνεισφορές από πολλά μέλη της ομάδας δεν συνιστάται, επειδή ορισμένοι συμπαίκτες ενδέχεται να μην είναι διαθέσιμοι κατά τη διάρκεια του σπριντ. Εάν είναι δυνατόν, αυτές οι ιστορίες θα πρέπει να αναλυθούν σε μικρότερες ή να καθυστερήσουν εάν ο ιδιοκτήτης του προϊόντος είναι σε θέση να τις αποεπιλέξει.

Παρομοίως, οι ευέλικτες ομάδες μπορεί να θέλουν να αποφύγουν τη δέσμευση σε ιστορίες που εξαρτώνται από την εργασία από άλλες ομάδες. Η επιπρόσθετη συνεργασία μπορεί να διαρκέσει μερικά σπριντ για να καθορίσει για νεοσύστατες απομακρυσμένες ομάδες.

Αυξήστε το επίπεδο τεκμηρίωσης

Οι ευέλικτες ομάδες ανάπτυξης δίνουν προτεραιότητα στον κώδικα εργασίας σε σχέση με την αρχική τεκμηρίωση, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι η τεκμηρίωση της αρχιτεκτονικής, των API και του κώδικα δεν είναι απαραίτητη.

Οι ομάδες που εργάζονται εξ αποστάσεως για μεγάλες χρονικές περιόδους μπορεί να θέλουν να συζητήσουν τα πρότυπα τεκμηρίωσης και να δουν εάν απαιτούνται πιο σημαντικές προσπάθειες. Μερικές φορές, η τεκμηρίωση του κώδικα μπορεί να αντικαταστήσει μερικές από τις προσωπικές συζητήσεις εφαρμογής σχετικά με το πώς λειτουργεί μια ενότητα κώδικα ή πώς ένας συμπαίκτης αντιμετωπίζει τεχνικό χρέος.

Επενδύστε σε αιχμές, CI / CD και αντιμετώπιση τεχνικού χρέους

Οι ομάδες που αναμένουν να εργαστούν εξ αποστάσεως για παρατεταμένες περιόδους μπορεί να είναι ευκολότερο να επικεντρωθούν σε περισσότερες τεχνικές ιστορίες παρά σε αυτές που απαιτούν αλληλεπιδράσεις με τον κάτοχο του προϊόντος και τα ενδιαφερόμενα μέρη. Για παράδειγμα, η δημιουργία μιας εμπειρίας χρήστη σε πολλά βήματα συνεπάγεται συνεργασία μεταξύ του ιδιοκτήτη του προϊόντος, των σχεδιαστών, των προγραμματιστών και των υπευθύνων δοκιμών. Μπορεί να είναι πιο δύσκολο να συντονίσετε τις συζητήσεις ή να αναπτύξετε μια κοινή κατανόηση των αναγκών των τελικών χρηστών όταν οι ομάδες αρχίζουν να εργάζονται εξ αποστάσεως.

Υπάρχουν άλλες ευκαιρίες για να δοθεί προτεραιότητα στην εργασία που απαιτούν λιγότερη συνεργασία και περισσότερη ατομική συγκέντρωση και καινοτομία. Η ιεράρχηση μικρών αιχμών για τη δοκιμή νέων ιδεών είναι ένα παράδειγμα, ειδικά αν ένας προγραμματιστής μπορεί να εργαστεί σε μια σύντομη απόδειξη της έννοιας με λίγες διακοπές ή αλλαγή περιβάλλοντος. Μια άλλη επιλογή είναι να δοθεί προτεραιότητα στην αντιμετώπιση τεχνικού χρέους σε επίπεδο κώδικα, ειδικά στην αναδιαμόρφωση των ενοτήτων κώδικα, στην προσθήκη δοκιμών μονάδας ή στη βελτίωση του χειρισμού εξαιρέσεων. Μια τρίτη επιλογή είναι να επενδύσετε χρόνο για να αναπτύξετε ή να βελτιώσετε τον αυτοματισμό CI / CD.

Αυτές οι πιο τεχνικά απαιτητικές εργασίες βοηθούν επίσης τους προγραμματιστές να επικεντρωθούν στην ολοκλήρωση μιας εργασίας σε τομείς όπου βλέπουν άμεσα τα οφέλη.

Ελέγξτε τις στρατηγικές ανάπτυξης και μειώστε τους κινδύνους

Πολύ συνεργατικές ευέλικτες ομάδες μαθαίνουν να συνεργάζονται όπως ομάδες χόκεϊ υψηλής απόδοσης. Στο χόκεϊ, παρόλο που το puck κινείται γρήγορα και μπορεί να αναπηδήσει ακανόνιστα, οι παίκτες χρησιμοποιούν ένα μείγμα σχεδιασμένων παιχνιδιών και αυτοσχεδιασμών που επιτρέπουν τόσο δυνατό αμυντικό παιχνίδι όσο και εκρηκτικό επιθετικό παιχνίδι.

Τώρα μετακινήστε αυτήν την ομάδα από έναν εσωτερικό χώρο και ζητήστε τους να παίξουν σε μια εξωτερική λίμνη και θα χρειαστούν λίγο χρόνο για να προσαρμοστούν στα στοιχεία. Θα παίξουν συντηρητική άμυνα για λίγο μέχρι να νιώσουν άνετα με το νέο περιβάλλον και να ανακτήσουν τον ρυθμό τους.

Το ίδιο ισχύει και για ευέλικτες ομάδες και ευέλικτους οργανισμούς πολλαπλών ομάδων. Είναι αλήθεια αν οι ομάδες εργάζονται σε συστήματα παλαιού τύπου ή δημιουργούν εφαρμογές cloud-first χρησιμοποιώντας τις πιο πρόσφατες πρακτικές devops.

Οι συνθήκες που απαιτούν ευέλικτες ομάδες να εργαστούν εξ αποστάσεως πιθανότατα θα επηρεάσουν άλλες πτυχές της επιχείρησης, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών, των προσδοκιών των πελατών και της δυναμικής της αλυσίδας εφοδιασμού.

Οι πελάτες και οι τελικοί χρήστες ενδέχεται να μην επιθυμούν την ίδια συχνότητα ανάπτυξης, ειδικά εάν αυτή η συχνότητα διακινδυνεύει την αξιοπιστία ή την απόδοση της εφαρμογής. Εάν διαθέτετε API που συνεργάζονται με τους προμηθευτές της επιχείρησής σας, αυτοί οι προμηθευτές ενδέχεται να είναι λιγότερο προσβάσιμοι για να συμμετάσχουν στη δοκιμή των αλλαγών. Εάν η εφαρμογή λογισμικού υπόκειται σε συμμόρφωση ή εποπτική εποπτεία, τότε μπορεί να είναι πιο δύσκολο να λάβετε τις απαιτούμενες κριτικές και εγκρίσεις.

Οι ευέλικτες ομάδες πρέπει να αναγνωρίσουν το ευρύτερο σύνολο αλλαγών που επηρεάζουν το επιχειρηματικό μοντέλο, τους πελάτες και το εργασιακό περιβάλλον του οργανισμού τους. Οι αρχές της οργάνωσης που οδήγησαν τα πάντα, από την ταχύτητα και τη συχνότητα της ανάπτυξης έως τους τύπους εργασίας και ιστορίες χρηστών που έχουν προτεραιότητα θα πρέπει να αναθεωρηθούν από μια νέα προοπτική λειτουργίας.

Ένα μεγάλο μέρος του να είσαι ευέλικτος και όχι απλώς να ακολουθείς ευέλικτες πρακτικές, είναι να αναγνωρίσεις πότε και πώς να αλλάξεις.