Οι ευέλικτες πρακτικές δεν είναι μόνο για ομάδες ανάπτυξης λογισμικού που τρέχουν σε κώδικα, δοκιμές και κυκλοφορίες εφαρμογών. Οι ευέλικτες μεθοδολογίες, όπως το scrum και το Kanban, χρησιμοποιούνται σήμερα από μια ποικιλία ομάδων επιχειρήσεων, επιστημών δεδομένων και τεχνολογίας, συμπεριλαμβανομένων των λειτουργιών πληροφορικής.
Παρόλο που οι ευέλικτες μεθοδολογίες μπορούν να εφαρμοστούν με επιτυχία σε λειτουργίες πληροφορικής, υπάρχουν κάποιες αξιοσημείωτες διαφορές στον χάρτη, τις προτεραιότητες και την κουλτούρα των ομάδων λειτουργίας που χρειάζονται προσοχή. Η κατανόηση αυτών των διαφορών και ο καθορισμός στρατηγικών προτεραιοτήτων δομούν τον τρόπο με τον οποίο οι αυτο-οργανωμένες ομάδες επιχειρησιακών ΤΠ μπορούν να εκτελέσουν τις πρωτοβουλίες τους και να είναι καλύτερα μέλη άλλων διεπιστημονικών ευέλικτων ομάδων.
Εδώ είναι τρία βήματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Επαναπροσδιορίστε την αποστολή και τον χάρτη των επιχειρήσεων πληροφορικής
Τα μέλη της ομάδας λειτουργιών πληροφορικής θεωρούν την πρωταρχική τους δουλειά ως διατηρώντας τα φώτα για δίκτυα, συστήματα και εφαρμογές παραγωγής, τμημάτων και ανάπτυξης. Πολλοί ακολουθούν τις διαδικασίες ITIL (Βιβλιοθήκη Υποδομής Πληροφορικής) για διαχείριση συμβάντων, προβλημάτων και αλλαγών και χρησιμοποιούν συστήματα έκδοσης εισιτηρίων όπως το Cherwell, το Jira Service Desk και το ServiceNow για να τα παρακολουθήσουν. Όταν οι εργαζόμενοι και άλλοι τελικοί χρήστες χρειάζονται βοήθεια ή έχουν διαφορετικές απαιτήσεις συστήματος, οι λειτουργίες πληροφορικής βασίζονται επίσης σε αυτά τα συστήματα για τη λήψη αιτημάτων και την υποστήριξη των ροών εργασίας τους.
Το CIO θα έχει πιθανώς έναν ή περισσότερους στρατηγικούς χάρτες πορείας που βασίζονται σε μεγάλο βαθμό σε επιχειρησιακές ομάδες πληροφορικής. Οι CIO πιθανότατα έχουν ένα συνδυασμό κινητών, ψηφιακών μετασχηματισμών, cloud και στρατηγικών δεδομένων όπου οι λειτουργίες πληροφορικής μπορούν να παίξουν πρωταρχικούς και υποστηρικτικούς ρόλους. Οι προτεραιότητες μπορεί να περιλαμβάνουν μετεγκαταστάσεις cloud, έργα υποδομής, σημαντικές αναβαθμίσεις σε συστήματα επιχειρήσεων, νέα μοντέλα υποστήριξης για εργαλεία SaaS, ελέγχους συμμόρφωσης, εγκατάσταση νέων εργαλείων συνεργασίας και ροής εργασίας, αναβαθμίσεις ERP και κινήσεις γραφείων.
Το ερώτημα είναι πώς θα διαχειριστούν οι λειτουργίες πληροφορικής το έργο που συνδέεται με αυτές τις πρωτοβουλίες; Οι ευέλικτες μεθοδολογίες είναι ιδανικές για πολλές από αυτές, ειδικά όταν υπάρχουν ανεπαρκείς προκαταβολικές απαιτήσεις, τεχνικά άγνωστα ή αντικρουόμενες προτεραιότητες.
Αλλά επειδή πολλοί στις επιχειρήσεις ΤΠ θεωρούν ευέλικτες πρακτικές ως μεθοδολογία ανάπτυξης, απαιτεί κάποια καθοδήγηση και συζήτηση για την πιο ζωτική αποστολή τους, το εύρος των ευθυνών και τρόπους για τη διαχείριση της εργασίας τους.
Συγκεκριμένα, οι λειτουργίες πληροφορικής είναι πιο συνηθισμένοι να καθοδηγούνται από διαχειριστές έργων. Δεν είχαν την ευκαιρία να καθορίσουν τον καλύτερο τρόπο για να σχεδιάσουν και να εφαρμόσουν λύσεις, να ακολουθήσουν την εργασία και να μετριάσουν τους κινδύνους λόγω τεχνικών αγνώστων. Οι ευέλικτες μεθοδολογίες αντιμετωπίζουν αυτές τις αδυναμίες της διαχείρισης έργων από πάνω προς τα κάτω. Απαιτούν μηχανικούς να μπαίνουν σε ευέλικτους ρόλους, να συμμετέχουν σε τελετές και να χρησιμοποιούν ευέλικτα εργαλεία για να κατανοήσουν έναν νέο τρόπο εργασίας.
Επαναπροσδιορίστε ευέλικτες μεθοδολογίες για λειτουργίες πληροφορικής
Οι ευέλικτοι ηγέτες δεν μπορούν απλώς να εφαρμόσουν το out-of-the-box scrum ή το Kanban σε ομάδες IT. Πρέπει να εξεταστούν αρκετές σημαντικές διαφορές στην κουλτούρα και το μοντέλο λειτουργίας. Ακολουθούν μερικά βήματα για έλεγχο ως ομάδα:
- Επαναπροσδιορίστε ευέλικτους ρόλους. Στις περισσότερες λειτουργίες πληροφορικής δεν έχουν ανατεθεί οι ιδιοκτήτες προϊόντων στις πρωτοβουλίες τους. Στην καλύτερη περίπτωση, μπορεί να έχουν χορηγούς έργων και αναλυτές που γράφουν απαιτήσεις. Θα απαιτήσει πιθανώς κάποια εκπαίδευση και καθοδήγηση για να βοηθήσει τους ανθρώπους να αναλάβουν τις ευθύνες ιδιοκτησίας προϊόντων. Το πιο σημαντικό είναι ότι θα πρέπει να καθορίσουν ποιοι είναι οι πελάτες για τις πρωτοβουλίες τους και να κοιτάξουν να δώσουν προτεραιότητα στην εργασία τους με βάση τις ανάγκες και τις αξίες των πελατών.
- Γράψτε ιστορίες και κριτήρια αποδοχής. Οι μηχανικοί που εργάζονται σε συστήματα δεν είναι συνηθισμένοι να γράφουν απαιτήσεις ως ιστορίες χρηστών και να καθορίζουν κριτήρια αποδοχής. Πολλοί μηχανικοί ξεκινούν υλοποιήσεις κατανοώντας τον συνολικό στόχο και μετά συνεργάζονται με την τεχνολογία για να βρουν λειτουργικές και βέλτιστες λύσεις. Ακόμα, αξίζει να προστεθεί η πειθαρχία των απαιτήσεων γραφής καθώς βοηθά στην ανάπτυξη μιας κοινής κατανόησης των στόχων από την πλευρά του πελάτη ή του τελικού χρήστη και στη συνέχεια καθορίζει τα κριτήρια αποδοχής γύρω από τις μη λειτουργικές απαιτήσεις.
- Καθορίστε προτεραιότητες. Οι λειτουργίες πληροφορικής πρέπει να ανταλλάσσουν χρόνο για να ανταποκρίνονται σε περιστατικά και να ικανοποιούν αιτήματα μαζί με τις δεσμεύσεις τους για ευέλικτες πρωτοβουλίες. Οι προγραμματιστές έχουν ως επί το πλείστον το έργο τους ευθυγραμμισμένο με τις ευέλικτες ομάδες και τις δεσμεύσεις τους, αλλά οι λειτουργίες ΤΠ πρέπει να ανταποκρίνονται στις επιχειρησιακές προτεραιότητες πριν από την αντιμετώπιση των εργασιών στα ευέλικτα καθήκοντά τους. Πολλές ομάδες λειτουργιών πληροφορικής παλεύουν με το πώς να εκφράζουν προτεραιότητες, τι σημαίνει δέσμευση όταν μπορούν να διαταραχθούν από περιστατικά προτεραιότητας, πώς να εκτιμήσουν ευέλικτες ιστορίες χρηστών και πώς να μετρήσουν την ικανότητά τους.
- Επιλέξτε τις κατάλληλες ευέλικτες μεθοδολογίες. Οι τύποι εργασιών με προτεραιότητα στις λειτουργίες πληροφορικής ευθυγραμμίζονται με ορισμένες μεθόδους καλύτερες από άλλες. Ορισμένες ομάδες που εργάζονται σε μια συλλογή μικρότερων πρωτοβουλιών μπορεί να επωφεληθούν χρησιμοποιώντας το Kanban. Άλλοι που εργάζονται σε μεγαλύτερες πρωτοβουλίες με πολύπλοκες απαιτήσεις μπορεί να είναι πιο κατάλληλοι για το scrum. Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί πρέπει να εξετάσουν το ενδεχόμενο να υποστηρίξουν τουλάχιστον αυτές τις δύο μεθοδολογίες.
- Κατανοήστε τους ρόλους. Οι λειτουργίες πληροφορικής έχουν διαφορετικές ευθύνες σε διαφορετικές ευέλικτες πρωτοβουλίες. Είναι πιθανότατα οι οδηγοί στις υποδομές, τη μετανάστευση cloud και τις πρωτοβουλίες ασφαλείας και έχουν καθορίσει ρόλους και ευθύνες που επιβλέπουν τις ευέλικτες ομάδες. Σε άλλους, όπως πρωτοπόροι, αυτοματισμοί ή πρωτοβουλίες διαχείρισης δεδομένων, πιθανότατα δεν είναι οι οδηγοί και συμμετέχουν ως ευέλικτα μέλη της ομάδας. Και τα δύο σενάρια απαιτούν τον καθορισμό του τρόπου με τον οποίο εμπλέκονται οι μηχανικοί, με βάση τις ευθύνες τους στην ομάδα και το πρόγραμμα.
Ενσωματώστε ευέλικτα με λειτουργικά εργαλεία
Οι επιχειρησιακές ομάδες IT χρησιμοποιούν ήδη συστήματα για τη διαχείριση περιστατικών και αιτημάτων, άλλες πλατφόρμες για συστήματα παρακολούθησης και πρόσθετα εργαλεία για την προώθηση της συνεργασίας της ομάδας. Ωστόσο, τα εργαλεία ITSM (IT Service Management) δεν είναι κατάλληλα για την παρακολούθηση πρωτοβουλιών πολλαπλών εβδομάδων και η διαχείριση σύνθετων έργων με γραφήματα ή υπολογιστικά φύλλα Gantt προσθέτει κινδύνους έργων. Εάν οι ομάδες επιχειρήσεων πρόκειται να υιοθετήσουν ευέλικτες μεθοδολογίες, θα χρειαστούν το κατάλληλο εργαλείο για αυτόν τον τρόπο εργασίας.
Ωστόσο, οι λειτουργίες πληροφορικής που προσθέτουν ένα νέο ευέλικτο εργαλείο διαχείρισης έργων στο μείγμα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τη ροή εργασίας και την ολοκλήρωση δεδομένων μεταξύ των διαδικασιών και των συστημάτων τους.
Είναι καλύτερο να εξετάσετε τον αντίκτυπο από την άποψη ενός μόνο μηχανικού. Μπορεί να χρησιμοποιούν PowWow Mobile για διαχείριση υπηρεσιών, Jira για ευέλικτες πρωτοβουλίες, Slack για συνεργασία και BigPanda για AIops. Προσθέτει γενικά έξοδα για να κάνετε κλικ σε πολλά εργαλεία για να γνωρίζετε τις προτεραιότητες εργασίας, πώς να καταγράφετε την κατάσταση της εργασίας που βρίσκεται σε εξέλιξη και πού να μοιράζεστε πληροφορίες με συναδέλφους. Μπορεί επίσης να δημιουργήσει σύγχυση για τα ενδιαφερόμενα μέρη όταν ένας μηχανικός δεσμεύεται να ολοκληρώσει την εργασία του με τις ευέλικτες ομάδες, αλλά αποσύρεται από την αποστολή να ανταποκριθεί σε ένα συμβάν προτεραιότητας.
Οι επιχειρησιακές ομάδες IT πρέπει να εξετάσουν τον τρόπο με τον οποίο η ροή εργασίας και τα δεδομένα συνδέονται μεταξύ αυτών των εργαλείων και να διασφαλίσουν ότι υπάρχει μια διαδικασία κλειστού βρόχου. Για παράδειγμα, ένα περιστατικό μπορεί να ξεκινήσει στο γραφείο εξυπηρέτησης, να έχει διορθωθεί από μια ομάδα ευέλικτων λειτουργιών πληροφορικής και, στη συνέχεια, να απαιτήσει επικύρωση μέσω εργαλείων παρακολούθησης. Η παρακολούθηση από άκρο σε άκρο μέσω τριών ή περισσοτέρων τεχνολογιών προσθέτει κόπο και η ενοποίηση μεταξύ βελτιώνει την ποιότητα των δεδομένων.
Αυτά τα θέματα είναι μόνο το σημείο εκκίνησης. Είναι σημαντικό οι επιχειρησιακές ομάδες IT να χρησιμοποιούν ευέλικτες αναδρομικές προοπτικές για να συζητήσουν τι λειτουργεί, τι χρειάζεται να αλλάξει και πώς να εξελίξουν τις μεθοδολογίες τους.
